Special Scoop
บทความพิเศษ 23 สิงหาคม 2557

“IT IS NOT HOW MUCH MONEY YOU MAKE, BUT HOW MUCH MONEY YOU KEEP!”
ROBERT KIYOSAKI

เป็นวลีที่น่าจะเข้ากับสังคมเศรษฐกิจในยุคนี้เพราะพวกเรามีช่องทางทำมาหาเงินกันมากมายเปิดร้านอาหารร้านนวดร้านแฟรนไชส์ต่างๆ ประสบผลสำเร็จมีเงินใช้จ่ายอย่างสุขสบายแต่พอมาเจอกรมสรรพากรสรรพสามิต (IRS, FTB, EDD, BOE) ขอตรวจภาษีบัญชีย้อนหลังแต่ละรายก็ต้องเครียดกินไม่ได้นอนไม่หลับกันเลย เพราะกลัวต้องจ่ายเงินคืนเป็นจำนวนมาก ซึ่งรวมทั้งค่าปรับบวกค่าดอกเบี้ย อีกทั้งยังไม่มีหลักฐานพอเพียงที่จะพิสูจน์ที่มาของตัวเลขรายรับรายจ่ายที่ได้แจ้งกับทางการไว้จึงเป็นที่มาของวลีที่ว่า“มันไม่ใช่ว่าเราจะหาเงินมากได้มากเพียงไหนแต่ที่สำคัญกว่าคือเราสามารถมีเงินเหลือเก็บได้เท่าไร” หากถูกตรวจสอบและประเมินค่าปรับเป็นหมื่นเป็นแสนเหรียญ

ฉะนั้นเราต้องดูว่าสาเหตุมันมาจากอะไร เรามีความรู้เรื่องกฎระเบียบกฎหมายสิทธิและหน้าที่ ของบ้านเมืองนี้ขนาดไหนตลอดจนการรักษาเอกสารสำคัญต่างๆของธุรกิจตลอดจนบัญชีการเงินของเราด้วยหรือเปล่า

ในระยะนี้ผมได้รับการติดต่อให้ช่วยเหลือร้านอาหารไทยหลายร้านที่ถูกตรวจสอบบัญชีย้อนหลังจากทางสเตทบอร์ด (Board of Equalization, BOE) วันนี้ก็เลยขอเขียนเกี่ยวกับเอกสารต่างๆที่ท่านเจ้าของธุรกิจต้องเก็บรักษาไว้อย่างดีเป็นเวลาอย่างน้อย 4 ปี เนื่องจากเวลาถูกขอตรวจสอบ (Audits) ท่านจะต้องแสดงหลักฐานเบื้องต้นดังนี้:

1) สำเนาบัญชีรายการยอดขายที่แจ้งไว้กับทางการพร้อมเอกสารประกอบเช่นตั๋วใบสั่งอาหารของลูกค้า (Guests Check) ยอดรวมประจำวันและประจำเดือน (Cash Register Tapes, Sales and Use tax returns, including related worksheets)

2) บัญชีแยกประเภทต่างๆ(General Ledger and Related Journals)

3) บัญชีการซื้อของใช้ต่างๆในร้าน ท่านต้องเก็บบิลใบเสร็จไว้ถึงแม้จะไปซื้อจากCostco, Walmart หรือจากตลาดต่างๆที่ท่านจ่ายเป็นเงินสดหรือเครดิต

4) เอกสารในกรณีที่ใช้อ้างขอยกเว้นการเสียภาษีเช่นการขายต่อให้กับร้านค้าอื่นที่จะนำสินค้าท่านไปขายต่อ (Documentation Supporting Claimed Exempt Sales… Resale Certificates)

5) สำเนาการเสียภาษีเงินได้ที่ส่งให้กับรัฐบาลในปีที่ถูกตรวจย้อนหลัง (Federal income tax returns)

6) สำเนาการเสียภาษีที่ดิน (Property tax statement)

7) บิลใบเสร็จของอุปกรณ์ที่ซื้อเพื่อใช้ในร้าน

จากการตรวจสอบของสเตทบอร์ดปัญหาส่วนใหญ่ที่ผมพบบ่อยๆ คือ

1. เจ้าของร้านไม่มีความรู้เกี่ยวกับกฎหมายภาษีในประเทศนี้เท่าที่ควรรวมถึงการเก็บรักษาเอกสารต่างๆ รู้แต่การทำอาหารอร่อย นวดเก่งหาเงิน และกลับบ้านไม่ค่อยที่จะศึกษาหาความรู้จากโลกภายนอก หนังสือพิมพ์ไทยที่นี่ที่แจกฟรีก็ไม่หามาอ่าน หรือสมัครสมาชิกให้ส่งถึงบ้านก็ได้ และอีกทั้งๆ ที่ทางสเตทบอร์ดอุตส่าห์ออกเอกสารต่างๆ เป็นภาษาไทยให้ถึงกว่า 10 ฉบับผ่านทางเว็บไซต์ของสเตทบอร์ดwww.boe.ca.gov/members/msteel/index_thai.html

2. ขาดเอกสารกำกับของยอดรายรับรายจ่ายโดยส่วนใหญ่ให้เหตุผลว่าหายไปบ้างย้ายบ้านบ้างย้ายหรือปิดหรือขายร้านไปแล้วไม่รู้ว่าต้องเก็บไว้นานเท่าไรอย่างไรก็ดีเหตุที่ต้องเก็บรักษาเพราะเวลาคุณแจ้งยอดเสียภาษีกับทางการมันเป็นแค่ตัวเลขที่แจ้งไปเขายังไม่ได้ขอตรวจสอบในตอนนั้น

3. ไม่เข้าใจกระบวนการตรวจสอบซึ่งบางครั้งเจ้าหน้าที่มานั่งในร้านเราได้ 3-5 วันเพื่อหายอดขายเฉลี่ยต่อวันเนื่องจากเอกสารไม่เพียงพอ เพื่อเป็นการมาตรวจสอบดูว่าท่านแจ้งยอดขาดหรือต่ำไปหรือเปล่าในขณะเดียวกันเขาอาจจะมีการส่งสายลับเข้าไปซื้อของในร้านท่านสัก 3-4 ครั้งเป็นเวลาหลายวันแล้วมาตรวจจากยอดประจำวันย้อนหลังว่าบิลดังกล่าวคุณเก็บและแจ้งยอดนั้นๆ กับทางการหรือเปล่า

4. หลังจากการถูกตรวจสอบภาษีย้อนหลังแล้ว ไม่เข้าใจตัวเลขในสำนวนการสรุป (Audits Report) ว่าจะต้องจ่ายภาษีเพิ่มอีกเท่าไร ซึ่งมีรวมดอกเบี้ยและอาจจะมีค่าปรับตั้งแต่ 10% - 25% ขึ้นไปซึ่งในการนี้ท่านต้องศึกษาและหาข้อโต้แย้งกับผู้ตรวจสอบบัญชีให้อธิบายถึงที่มาของตัวเลขประเมินแล้วท่านก็ไปหาหลักฐานเอกสารมาโต้แย้งหักลบกันมิใช่เพียงแต่มาบอกกับผมว่า “ยอดประเมินมันเยอะเกินไปผมขายไม่ได้มากขนาดนี้” แต่หากไม่มีหลักฐานมาประกอบ…ก็จะสู้ชนะยาก

5. ไม่เข้าใจถึงกระบวนการการขอต่อรองลดหย่อนโดยในระหว่างอุทธรณ์นั้น เราสามารถยื่นความจำนงค์ในการขอออมชอม (Settlement) อย่างมีเหตุผล

6. ไม่เข้าใจว่าภาษีย้อนหลังที่ต้องจ่ายเพิ่มนั้น ท่านก็สามารถขอผ่อนได้เช่นขอผ่อน 12-18 เดือนก็ได้

ผมจะขอลงเอกสาร (Publication) ของสเตทบอร์ดที่เกี่ยวกับ Audits ที่ได้แปลเป็นภาไทยไว้แล้วมาให้ท่านได้อ่านกันเป็นตอนๆเพื่อจะได้ใช้อ้างอิงได้นะครับ

การตรวจสอบบัญชี
เอกสารเผยแพร่ฉบับที่76-TH | เดือนตุลาคม2013
(Audits • Publication 76-TH • October 2013)
เอกสารเผยแพร่ฉบับที่76-TH | เดือนตุลาคม2013

หมายเหตุ: เอกสารเผยแพร่ฉบับนี้สรุปเนื้อหาของกฎหมายและระเบียบข้อบังคับที่บังคับใช้ขณะที่มีการเขียนเอกสารเผยแพร่ฉบับนี้ตามที่ระบุไว้ที่หน้าปก

อย่างไรก็ตามการเปลี่ยนแปลงกฎหมายหรือระเบียบข้อบังคับต่างๆอาจเกิดขึ้นได้ตั้งแต่เวลานั้นหากมีความขัดแย้งระหว่างเนื้อความในเอกสารเผยแพร่ฉบับนี้กับกฎหมายคำตัดสินจะยึดตามกฎหมายเป็นหลักไม่ใช่ตามเอกสารเผยแพร่ฉบับนี้


บทนำ

ข้อมูลในเอกสารเผยแพร่ฉบับนี้อธิบายถึงสิ่งที่คุณควรคาดว่าจะได้รับจากการตรวจสอบบัญชีและวิธีการเตรียมตัวของคุณเพื่อให้เกิดความสะดวกกับคุณและผู้ตรวจสอบบัญชีและยังหารือวิธีการอุทธรณ์การตรวจสอบบัญชีหากคุณไม่เห็นด้วยกับผลการตรวจสอบโดยทั่วไปแล้วบัญชีต่างๆจะต้องได้รับการตรวจสอบในช่วงระยะสามปีช่วงเวลาที่ใบอนุญาตประกอบธุรกิจหมดอายุหรือมีการตรวจสอบใบอนุญาตประกอบ

ธุรกิจอื่นที่ผู้เสียภาษีหรือผู้จ่ายค่าธรรมเนียมถือครองอยู่และอาจเริ่มดำเนินการตรวจสอบบัญชีหลังจากกที่ได้รับข้อมูลจากแหล่งข้อมูลภายนอกเรียบร้อยแล้วสิ่งสำคัญที่ต้องระลึกไว้คือการดำเนินการตรวจสอบบัญชีจะอยู่ภายใต้กฎหมายและนโยบายของกรมสรรพสามิตแห่งมลรัฐแคลิฟอร์เนีย (BOE) โดยเฉพาะอย่างยิ่งคุณควรระลึกไว้เสมอว่า:

- ผู้ตรวจสอบบัญชีของเราจะตัดสินว่าคุณรายงานจำนวนภาษีหรือค่าธรรมเนียมอย่างถูกต้องหรือไม่ด้วยความยุติธรรมจะมีการพิจารณาการชำระภาษีไว้เกินจำนวนและการชำระภาษีไม่ครบจำนวนในระหว่างการตรวจสอบบัญชี - ต้องจัดเตรียมบันทึกหลักฐานตามข้อกำหนดของระเบียบข้อบังคับ1698บันทึกหลักฐานต่างๆ - โปรแกรมการตรวจสอบภาษีของเรามีวัตถุประสงค์เพื่อแก้ไขความผิดพลาดที่เป็นผลมาจากการรายงานน้อยกว่าความเป็นจริงหรือสูงกว่าความเป็นจริงและเพื่อแจ้งให้คุณทราบถึงวิธีการรายงานภาษีหรือค่าธรรมเนียมอย่างเหมาะสมในระหว่างการตรวจสอบบัญชีคุณสามารถถามคำถามต่างๆ

เกี่ยวกับกฎหมายที่กำกับดูแลภาษีหรือค่าธรรมเนียมหรือข้อกำหนดเกี่ยวกับการรายงานภาษีของคุณ


- ผู้ตรวจสอบบัญชีของเราจะดำเนินการตรวจสอบภาษีอย่างมืออาชีพมีความสุภาพและด้วยความเต็มใจ

- บ่อยครั้งที่การตรวจสอบบัญชีมิได้ก่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงใดๆเกี่ยวกับจำนวนภาษีหรือค่าธรรมเนียมที่ค้างชำระการตรวจสอบบัญชีจะแตกต่างกันออกไปทั้งนี้ขึ้นอยู่กับประเภทหรือขนาดของธุรกิจและปัญหาที่เกี่ยวข้องเอกสารเผยแพร่ฉบับนี้ไม่ได้มีวัตถุประสงค์เพื่อใช้เป็นคู่มือที่ให้ข้อมูลอย่างครบถ้วนหากต้องการรายละเอียดเพิ่มเติมคุณสามารถเยี่ยมชมที่ www.boe.ca.gov หรือคุณสามารถติดต่อแผนกที่บริหารจัดการด้านการจัดเก็บภาษีหรือค่าธรรมเนียมที่คุณมีข้อสงสัย (โปรดดูที่หัวข้อรายละเอียดเพิ่มเติม) หากคุณได้รับทราบกำหนดเวลาในการตรวจสอบบัญชีไว้แล้วคุณควรส่งคำถามไปยังเจ้าหน้าที่ตรวจสอบบัญชีที่ได้รับมอบหมายให้ดูแลบัญชีของคุณโดยตรงเจ้าหน้าที่ของเราจะปฏิบัติตามนโยบายและกระบวนการที่จัดเตรียมไว้ในคู่มือการตรวจสอบบัญชีและการปฏิบัติตามกฎหมายอย่างจริงจังโดยธรรมชาติแล้วคู่มือเหล่านี้ถึงแม้จะมีเนื้อหาในเชิงเทคนิคแต่มีการเผยแพร่ให้คุณอ่านและอาจช่วยให้คุณปฏิบัติตามกระบวนการตรวจสอบบัญชีที่จะใช้ในการตรวจสอบบัญชีของคุณก็เป็นได้คุณสามารถเข้าชมและ/หรือดาวน์โหลดคู่มือดังกล่าวได้ที่www.boe.ca.gov/sutax/staxmanuals.htm อีกทั้งคู่มือการตรวจสอบบัญชีและการปฏิบัติตามกฎหมายของเรายังสั่งซื้อได้จากเว็บไซต์ของเรา

ที่www.boe.ca.gov/cgi-bin/form_search.cgi คุณยังสามารถขอให้ผู้ตรวจสอบบัญชีแนะนำเอกสารเผยแพร่ฉบับอื่นๆของเราที่เขียนขึ้นสำหรับอุตสาหกรรมของคุณโดยเฉพาะหรือหน้าเว็บเฉพาะอุตสาหกรรมของเราได้เช่นกันเพื่อเป็นการป้องกันตัวคุณจะเป็นการดีที่สุดที่จะขอรับคำแนะนำด้านภาษีเป็นลายลักษณ์อักษร


โชคดีครับ
คิด ฉัตรประภาชัย